Бланки можно разделить на две основные группы: фирменные и служебные. К фирменным бланкам относятся те, что отражают корпоративный стиль компании, являясь важной частью её имиджа, наравне с визитками, буклетами и другой полиграфией. Их оформление обычно выдержано в единой стилистике, с обязательным включением логотипа, контактных данных и адреса. Для таких бланков часто выбирают дизайнерскую бумагу, гармонирующую по цвету и фактуре с фирменными конвертами. Если же бланки предназначены для печати писем на лазерных принтерах, стоит отказаться от цифровой печати в пользу офсетной, чтобы обеспечить совместимость с оборудованием и сохранить качество.
Фирменный бланк — это воплощение строгости и минимализма. Его дизайн должен быть лаконичным и продуманным, чтобы ничто не отвлекало от содержания письма. В отличие от них, служебные бланки — такие как формы заказов, анкеты или бланки для заполнения — менее требовательны к внешнему виду. Для них вполне подойдёт обычная офсетная бумага, а печать методом ризографии станет экономичным и практичным решением. Эти бланки создаются для удобства работы, а не для эстетического впечатления, поэтому их оформление более утилитарное.
Особое место занимают самокопирующиеся бланки, которые широко применяются в сферах услуг — например, в доставке еды, химчистках, ателье или логистических компаниях. Их главная особенность — возможность одновременно создавать несколько копий документа: одна остаётся у клиента, другая — у исполнителя. Такие бланки могут состоять из нескольких слоёв, отличаться по формату, цвету (для удобства различия копий) и способу соединения — склеенные или перфорированные для лёгкого отделения. Эта технология упрощает документооборот и снижает риск ошибок, что делает её незаменимой в повседневной практике многих организаций.
